残業の多い部下どうする?タイプ別要因から対処法までまとめて解説

「残業の多い部下がいて対応に困っている」
「他の社員と作業量もそれほど差がないはずなのに残業が多い部下がいる」

この記事は、そんな方へ向けて書いています。

先取り結論

  • 残業の多い部下のタイプを見極めて対処すべし
  • 残業を減らすためにも現状をしっかり把握することが大切
  • 無駄な残業をさせない職場環境を作るべき

残業の多い部下はタイプ別で原因を探り対処せよ!

なぜか残業が多い部下がいて改善したい、こんな悩みを抱えていませんか。頑張って仕事をしている部下に対して「残業するな」と言うのは気が引けますし、職場環境が悪くなる可能性もあるでしょう。

そんな悩みを打破するために、残業が多い部下の特徴を以下4つのタイプに分けて、対策法を見ていきましょう。

残業代目当てでの残業するタイプ

残業が多い部下で最も多いのはこのタイプではないでしょうか。毎月の給料を残業代ありきで考えている人も少なくありません。

残業代がなくなったら生活がきついという理由で残業するのですが、企業にとっては悩ましいところですね。

こうした部下には、残業しづらい雰囲気づくりで対策してみてはいかがでしょうか。

例えば以下のような対処法です。

  • 残業をなくすための業務効率化案を社員とともに検討する
  • 上司に残業の許可申請のうえ許可が降りなければ残れない

会社の取り組みとして、無駄な残業をなくすことに一丸となる姿勢を見せながら意識付けをしていくのです。会社全体で残業を減らす環境づくりができれば、不必要な残業をするのが難しくなります。

単純に仕事量が多くて残業せざるを得ないタイプ

なぜか仕事がその人に集中していて、到底時間内では終わらないといったこともあるでしょう。

こうしたケースでは、業務内容の見直し、他の社員との仕事割合の見直しなどが必要ですね。

例えば

  • 省くことのできる無駄な作業がないか
  • 効率の悪い作業がないか
  • ツールなどの活用で時間短縮可能な作業はないか
  • 一人であれもこれも抱え込んでいないか

など、効率化にマイナスに働いている要素を見つけることができれば、改善が可能です。一人に仕事が集中しているのであれば、時間に余裕のある社員に割り振ったり、別の方法を検討したりといった対応ができます。

業務多忙で人員に対して仕事量が多すぎるのであれば、その分人材を増やすなど、企業として改善策を検討すべきでしょう。

作業効率が悪くて残業になってしまいがちなタイプ

企業では、一度やり方を決めるとそこから変更や改善をする機会というのがなかなかありません。効率が悪いとわかっていても、昔からのやり方を続けているだけ、といった非効率な作業もあるのではないでしょうか。

そのために無駄な残業を生んでいるとしたら会社の利益に繋がりません。業務の非効率は企業にとっても残業代を多く払うだけでなく人員を最大限に活用することができず、結果大きなマイナス要因となってしまいます。

非効率な作業がないか、情報を共有しながら問題点を定期的にチェック、効率アップする方法を検討し改善していく必要があります。

作業効率を上げるには、ショートカットキーの活用や電子契約を使うなど様々な方法があります。以下で詳しく説明しているのでそういった業務がある方は参考にしてください。

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例えば定時までは電話対応に追われてほとんど自分の本来の仕事ができない、といったケースであれば、電話代行を取り入れるという改善策もあるのです。仕事がはかどらない理由を見つけて対処しましょう。電話代行については以下の記事を参考にしてください。

スケジュール管理の甘さで残業に陥るタイプ

仕事にはそれぞれ優先順位があるものですが、それをどうこなしていくか、スケジュール管理も重要です。

万が一遅れが生じた場合の時間配分なども考慮した上で、どの仕事から手を付けていくべきか見極める必要があります。

例えば

  • 優先順位に関係なく自分のやりやすい仕事を優先させてしまう
  • 計画性を持たずに目についた仕事から片付けてしまう
  • 自分が手一杯なのに人の仕事のフォローをする

といった仕事の仕方をしていれば、気づいたら残業するしかなかった、なんていう事態になりかねません。日々どのように仕事を進めているか、ヒアリングなども必要でしょう。

このような計画性のないタイプには、その弱点を補うツールなどを活用しつつ、優先順位を確認しながらタスクをクリアさせるといった工夫も必要です。

残業の多い部下の業務実態を把握せよ

残業の多い部下に悩んだら、まずは業務実態を把握しましょう。残業を減らすためにも、どういった部分に時間がかかっているのか、それは改善可能なのか、といった現状がわからなければどうにもなりません。

複数の社員がいるのに一人だけに重い業務負担が掛かっていないか、掛かっているとしたらその理由なども把握しなければ改善は不可能です。

残業の多い部下の持つ根本的な問題点はどこにあるのか、これを把握するのも上司の努めです。

業務内容が複雑になっているのであれば、一旦全ての洗い出しをして整理し直す必要があるかもしれません。特定の人がいないと停止してしまうような環境も非効率ですし、社員のスキルが不足しているのであれば、スキルアップのための環境づくりが必要なこともあるでしょう。

いずれにせよ、業務を見える化して問題点を把握することが先決です。

無駄な残業をさせない職場の環境づくり

いまだに残業していると高く評価され、定時で帰るとやる気がないと見なされる、そんな職場環境になっていないでしょうか。これはまさに残業しやすい環境と言えるでしょう。

企業としての人事評価のあり方なども問われるところですね。

働き方改革で長時間労働の是正を求められても、会社の体質が変わらなければ社員の意識も変わりません。周りの同僚、特に上司や先輩が残っているのに、自分一人だけ早々に帰宅するというのはなかなか難しいです。まずは残業をしない、させない、特に無駄な残業を安易に認めることのない環境づくりが大切なのではないでしょうか。

部下の作業内容を把握するためのツールを活用せよ

部下の作業環境を把握するために日報をチームで共有するなど、ツールの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

日報を社内で共有する方法としては、

  • エクセル
  • メール・チャットツール
  • グループウェア
  • 日報管理システム

といった手段があります。

エクセルやメール・チャットツールであれば低コストで活用できますが、グループウェアや日報管理システムでは導入費用などコストがかかりますが、それなりに機能も充実しています。

入力やツールを扱う手間が発生するなどデメリットはあるものの、それぞれの業務を洗い出したり、チームで問題点を共有したり情報を生かすことができれば、利用価値は高まります

残業の多い社員に悩んだら、何が原因となっているのかしっかりと見極めて対策をしていきたいですね。

残業を減らす方法 まとめ

  • 残業の多い部下のタイプを見極めて対処すべし
  • 残業を減らすためにも現状をしっかり把握することが大切
  • 無駄な残業をさせない職場環境を作るべき

-行政サービス

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