契約書郵送にレターパックがおすすめな3つの理由と送付時の注意点

「契約書の郵送って、何を使うのがいい?」
「契約書の郵送のルールってある?」

この記事は、そんな方へ向けて書いています。

先取り結論

  • 契約書送付は信書扱いなので郵便法に注意が必要
  • レターパックを使えば安心
  • 簡易書留と比較してもレターパックは優秀
  • さらなる効率化には電子契約書がおすすめ

契約書郵送にレターパックがおすすめな3つの理由

契約書郵送は、レターパックが便利です。理由は下記3点です。

  • 郵便法に違反しない
  • 追跡可能
  • 簡易書留よりスピーディ

それぞれ詳しく見ていきましょう。

レターパックは郵便法に違反しない

最近では手紙などを送る機会も少なくなりましたが、郵送事業に関する郵便法という法律があるのをご存知でしょうか。この郵便法により、信書を送り届けることを業として行うことができるのは基本的に日本郵便だけ、と定められています。

信書というのは、特定の相手に向けられた文書等を指し、契約書も信書として扱われます。つまり契約書の郵送は、基本的に日本郵便の配送手段を利用しないと違法になるということです。ただし、日本郵便から委託されている業者の配送であれば違法ではありません。

レターパックは、郵便法でも問題なく契約書を送付できる正しい手段のひとつなのです。

※郵便法に違反する郵送手段については後述します。

レターパックは追跡可能

レターパックは、普通郵便にはない追跡が可能。普通郵便で郵送してしまうと、いつ発送したのか、いつ先方に届いたのか、といったことがわからないため、双方に不安があります。

契約書は大切な文書ですので追跡可能な手段を選ぶべきであり、その点でもレターパックがおすすめなのです。

レターパックは簡易書留よりスピーディ

追跡可能な郵送手段としては、簡易書留もありますが、レターパックは簡易書留より早く届くというメリットがあります。また、ポスト投函も可能で、よりスピーディーかつ効率的に活用できるのが魅力です。

以上3つの理由からもわかる通り、レターパックは郵便法に違反せず追跡可能でスピーディに届けることが可能で、企業としても安心な郵送手段であると言えるでしょう。

契約書の郵送ルール

社内規定のある企業であれば良いのですが、そうでない場合、社員の知識不足で郵便法に違反することとなる可能性もゼロではありません

郵便法によるルール

先述の通り、郵便法では基本、信書の送達は日本郵便が行うものと定められています。例えば宅配便に信書を入れて送るのは違法なのです。例えば、宅配業者に依頼した荷物の中に信書が入っていることが発覚した場合、宅配業者も送り主も罰せられます。

宅配便に信書を入れるなど、違法と知らずに行っている方も多いのではないでしょうか。しかし郵便法では、違反した場合「3年以下の懲役または300万円以下の罰金」が課されることとなっています。

信書とは

契約書は信書として扱われるのですが、契約書に限らず、特定の人物に宛てたものは全て信書として扱われます。

信書扱いとなるもの

信書に該当するものというと、例えば

  • 手紙
  • 招待状
  • 許可書
  • 報告書
  • 注文書
  • 請求書
  • 納品書
  • 領収書
  • 願書
  • 印鑑証明書
  • 住民票の写し
  • 履歴書

などがあり、これらは郵便法で郵送手段が限定されます。

信書として扱われないもの

一方で、

  • 書籍
  • チラシ
  • カタログ
  • 取扱説明書

など、特定の人物を対象としないものは該当しませんので、宅配便等での郵送も違法にはなりません。

信書の送付手段

契約書を含む信書を郵送するにはレターパックがおすすめとお伝えしていましたが、他にも

  1. 普通郵便
  2. 書留郵便
  3. 信書郵便
  4. スマートレター

といった送付手段があります。

普通郵便

言わずと知れた普通郵便ですが、これは追跡なしなので契約書には向きませんが、通常の手紙を発送する際はコストも低く使いやすい手段ですね。

書留郵便

日本郵便の書留郵便であれば、追跡可能で契約書を郵送できます。信書を郵送できる書留郵便には

  1. 簡易書留
  2. 一般書留
  3. 現金書留

の3つの種類があり、契約書郵送では簡易書留が多く利用されます。

利用時は、普通郵便の料金に、

  • 簡易書留 320円
  • 一般書留 435円

これらの書留料金が加算されます。

信書郵便

信書は、平成15年4月施工の特別法「民間事業者による信書の送達に関する法律(信書便法)」により、許認可を受けた事業者による配送も行われています。

信書便法では

  • 特定信書便事業者
  • 一般信書便事業者

のふたつの事業者が設定されていますが、令和3年6月24日現在で、特定信書便事業者は575者あり、宅配業者やバイク運送業者が許認可を受けて信書の送達を行っています。なお、一般信書便事業者数はゼロで存在しません。

スマートレター

A5サイズ(A4の半分)ならスマートレターも便利です。レターパックと同じような仕組みで、封筒を購入してそのままポストへ投函できます。全国一律180円で厚さ2cm、重さ1kgまで対応しているので信書の他に荷物を入れたい場合に使用するのがおすすめ。定形外郵便(規格内)と比べると100gを超える場合であればスマートレターが安いです。ただ、追跡サービスや補償がないので注意しましょう。

信書の郵送で違反となる手段

信書を送る上で郵便法違反となる手段としては、例えば宅配便やメール便があります。また、日本郵便でも、

  • ゆうパック
  • ゆうメール
  • ゆうパケット
  • クリックポスト

上記での信書の郵送は違法です。

契約書の郵送では特に企業双方の信頼関係も関わってくる部分でもあり、コンプライアンス的にも十分な配慮が必要です。

簡易書留とレターパックの違い

契約書の郵送では、簡易書留かレターパックか悩むケースもあるでしょう。ではどう違うのか詳しく比較してみましょう。

簡易書留とレターパックの料金の違い

A4サイズの契約書を送る場合、簡易書留であれば

  • 50g以内 ⇒ 440円
  • 100g以内 ⇒ 460円

かかります。

一方レターパックは、

  • レターパックプラス ⇒ 520円
  • レターパックライト ⇒ 370円

で、最大重量は4kgまでとなっています。

簡易書留とレターパックの損害賠償の違い

契約書を郵送する際には、高額な印紙を貼っている場合もあり、万が一の場合の損害賠償も気になるところですね。

レターパックは損害賠償なしですが、簡易書留では原則上限5万円までの実損額が賠償されます。

簡易書留とレターパックの配達日数の違い

契約書の送付はスピーディーに行いたいもの。

速さで比較すれば、

レターパックプラス≧レターパックライト>簡易書留

と、レターパックプラスが最も早く届きます。

ちなみに、簡易書留を速達にすることで、レターパックプラス同様のスピードで届けることは可能ですが、それには別途速達料金が必要です。

A4サイズ100g以内の場合で、簡易書留を速達で郵送する場合は、

普通郵便140円+簡易書留320円+速達料金290円

の合計で750円かかります。

簡易書留とレターパックの配送依頼・受け渡しの違い

配送依頼については、簡易書留は窓口のみですが、レターパックはポスト投函も可能。レターパックプラスであれば集荷依頼にも対応しています。

受け渡しについては、簡易書留とレターパックプラスは対面での受け渡し、レターパックライトはポスト投函(ポストに入らず不在の場合は不在通知で持ち帰り)です。

これらの違いをまとめると補償が必要なら書留郵便一択、コストやスピードなど効率的に考えるとレターパックがおすすめです

サイズ 厚さ 重量 料金 差出方法 差出場所 配達方法 追跡 損害賠償
簡易書留(規格内の場合) 340×250mm 3cm以内 1kg以内 50g440円100g460円 A4封筒や角2封筒など 郵便窓口 速達は別途290円 あり 5万円を限度とする実損額
レターパックプラス 340×248mm 制限なし 4kg以内 520円 専用封筒 郵便窓口またはポスト、集荷も可能 速達 あり なし
レターパックライト 340×248mm 3cm以内 4kg以内 370円 専用封筒 郵便窓口またはポスト 速達 あり なし

業務効率化には電子契約が最強

ここまで契約書送付にはレターパックがおすすめである理由をご紹介しましたが、やはりそこにかかるコストや手間は抑えたいところ。そういった悩みをさらりと解決してしまうのが電子契約。

電子契約書を利用すれば、

  • 配送料や印紙代のコスト削減
  • 契約書の印刷・製本や押印等の手間を省く
  • 契約書の保管スペースや管理の手間を省く
  • 時間や場所に関わらず対応できる
  • コンプライアンス強化

といった数多くのメリットが得られます。

テレワークなど働き方の変化も目まぐるしい中、業務効率化のひとつの選択肢として電子契約書の活用も検討してみてはいかがでしょうか。

契約書の郵送方法まとめ

  • 信書の郵送ができるのは日本郵便のみ(一部委託業者を除く)
  • レターパックライトなら簡易書留で送るよりも早くて安い(A4サイズ)
  • 高額印紙がある場合は補償のある書留郵便が安心
  • 業務効率化には電子契約書が便利
おまけ:よく質問されるのですが、総合的な社内管理はGoogleWorkspace一択です。まずはGoogleWorkspaceのBusiness Starterプランから始めてみましょう。
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