ChatWorkのフリープランに「ユーザー管理機能」が追加!仕組みと使い方を解説

「ユーザー管理機能って何?」
「ユーザー管理機能がフリープランに追加されたけどどう使えばいいのか分からない」

この記事は、そんな方へ向けて書いています。

先取り結論

  • ユーザー管理機能とは、自分が組織の管理者となって、ユーザーを追加・招待・管理する機能
  • フリープランでは最大100名まで、CVSファイルのインポートができないといった制限がある
  • ユーザーリストからユーザー情報を一元的に管理できる

ユーザー管理機能とは?

ユーザー管理機能とは、自分が組織の管理者となって、ユーザーを追加・招待・管理する機能です。

フリープランが改定され、2022年3月2日よりユーザー管理機能が利用できるようになりました。

上記のようにアカウントを一元的に管理できるのが特徴です。

フリープランのユーザー管理機能は、有料プランと比べて制限があります。

フリープラン ビジネスプラン・エンタープライズプラン
ユーザー数100人まで ユーザー数無制限
一人ずつ追加 複数人を一括追加
ユーザーリストの詳細画面から情報の確認が可能 ユーザーリストの詳細画面から情報の確認・変更が可能
CSVファイルのインポート・ユーザーデータのエクスポート

さらに、フリープランでは管理者権限を他のユーザーに譲渡できません。

ユーザー管理機能を使用すると何が変化する?

ユーザー管理機能を使用すると以下の変化が起こります。

  • 新しいユーザーに個人でアカウントを作成してもらわなくても、管理者が作成できる
  • ユーザーの名前に組織名が表示される
  • 異動や退職でグループチャットを退出したユーザーのファイルが消えずに保持される

詳しく解説します。

管理者が新しいユーザーのアカウントを作成できる(個人で作成してもらう必要がない)

これが最も大きな変化です。

従来はフリープランにユーザー管理機能がなかったため「相手に個人アカウントを作成してもらってからグループチャットに招待する」というのが自然な流れでした。

管理者の方は、グループチャットのメンバー詳細からユーザーを管理していたのではないでしょうか。

フリープランにユーザー管理機能が追加されたことにより、グループチャットではなく「組織」としてユーザーを管理できるようになりました。

一元的にユーザーを管理できるため、突然のアカウント解約を防ぐ効果もあります。

同じ組織内のメンバーは自動でコンタクトが繋がるため、自然とコミュニケーションも取りやすくなります。

ユーザーの名前に組織名が表示される

ユーザーの名前の横・下に組織名が表示されるようになります。

組織名は「利用内容の確認」から変更できます。変更した組織名は、すぐにユーザー情報にも反映されます。

ファイル保持機能も利用できる

組織としてChatWorkを利用できるようになったため、ファイル保持機能も使えるようになりました。

この機能は、グループチャットを退席したユーザーのファイルが消えずに閲覧・編集できる機能です。

ユーザーが自ら退出した場合、管理者がユーザーを退出された場合、どちらもファイル保持機能が適用されます。

保持者が退出した場合、ファイルのオーナーは「所属組織」に変更されます。

ユーザー管理機能の導入方法

ユーザーを管理する側の手順は以下の通りです。

  1. 「管理者設定」を開く
  2. 「ユーザー管理」を開く
  3. 「組織での利用を開始する」をクリックする
  4. 追加するユーザーの情報を入力する
  5. 「この内容で登録する」をクリックする
  6. 入力したメールアドレス宛に、案内メールが送信される
  7. 完了

組織に所属するユーザーの手順は以下の通りです。

  1. メールから「ChatWorkご利用開始手続き」をクリックする
  2. 必須情報を入力する
  3. 完了

プロフィールの「管理者設定」を開きます。

ユーザー管理から「ユーザー追加」をクリックします。

追加したいユーザーの名前・メールアドレス・使用する言語を入力します。

入力した情報を確認したら「この内容で登録する」をクリックします。

入力したメールアドレス宛に案内メールが送信されます。

ユーザーを管理する側の導入はこれで完了です。

組織に追加されるユーザーは上記のメールが届きます。

メールの有効期限は3日間(72時間)です。

「ChatWorkご利用開始手続き」をクリックすると上記の画面に飛びます。

既に管理者が名前やメールアドレスを入力していますが、ここで変更が可能です。

その後、任意のパスワードを設定しましょう。

必要な情報の入力が済んだら「確認ページ」へ進むをクリックします。

これでユーザー情報が登録されました。

追加したユーザーはユーザーリストから確認できます。

既にアカウントを持っているユーザーを組織に追加する場合、相手のユーザーは自分で解約ができなくなります。

組織に追加されるユーザーは以下の項目を確認する必要があります。

  • 登録後は自分の意思で解約ができなくなる
  • 別組織に移行すると、個人のフリープランに戻せなくなる

以上、ユーザー管理機能の導入方法でした。

最近ChatWorkのプランが改定されていますが、筆者としてはユーザー管理機能の追加より「グループチャット参加数累計7個まで」という設計を見直してほしいと感じます。

今後の改定に期待です。

ChatWorkユーザー管理機能まとめ

  • ユーザー管理機能とは、自分が組織の管理者となって、ユーザーを追加・招待・管理する機能
  • フリープランでは最大100名まで、CVSファイルのインポートができないといった制限がある
  • ユーザーリストからユーザー情報を一元的に管理できる

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