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ChatworkとGmailを連携させる方法!連携メリットはほぼ無し

「ChatworkとGmailの連携方法を知りたい」
「ChatworkとGmailを連携させるメリットを知りたい」

この記事は、そんな方へ向けて書いています。

先取り結論

  • ChatworkとGmailの連携のために「連携ツール Zapierのアカウント」&「有料版(G Suite)のGmailアカウント」が必要
  • ChatworkとGmailの連携に使う「連携ツール Zapier」が、全て英語のため複雑
  • 準備するものが多い&連携方法が複雑なわりに、連携するメリットはほとんどない

ChatworkとGmailの連携のために準備するもの

まずは、ChatworkとGmailの連携のために準備するものを解説します。

✔︎ Zapierのアカウント
✔︎ 有料版(G Suite)のGmailアカウント
✔︎ ChatworkアカウントのAPIトークン

Zapierのアカウント作成方法

「Zapier」とは、1,500種類以上のWebアプリケーションから2つを連携させて、タスクを自動化させるツールです。

「Zapier」と検索します。
メールアドレス氏名を記入し「Sign Up(登録)」する(Google / Facebookアカウントでも可能)。

ChatworkアカウントのAPIトークンの取得方法

「APIトークン」とは、外部プログラム同士が、安全に連携するために必要なコードです。
例えば、自社のホームページにGoogleマップを貼り付けたい場合は、「APIトークン」が必要です。

Chatwork画面の右上にある「利用者名」以下のメニューにある「API設定」をクリックします。

パスワードを入力すると、APIトークンが表示されます。

こちらをコピーして保存しましょう。

これでChatworkとGmailの連携のために必要なものは揃いました。

ChatworkとGmailの連携方法

先ほど準備した3つのものを使って、ChatworkとGmailの連携方法を解説します。

1. ZapierでZapを作成する

「Zap」とは、Zapier上で、二つのWEBアプリケーションを結びつけるためのタスクです。

Zapierのホーム画面で、左上の「Make a Zap(Zapを作成する)」をクリックします。

2. トリガーを設定する

Zapierは、「Aが起こると(トリガー)、Bする(アクション)」という連携を作成するツールです。
つまり「トリガー」とは、「Aが起こるとBする」の「A」にあたります。
今回の場合は、「Gmailにメールが届くと」です。

検索窓から「Gmail」と検索し、選択します。

トリガーを選択します(例として「New Email(新しいメール)」を選択します)。

他にも下記のトリガーを選択できます。

  • 添付ファイル付きのメールを受信した時
  • 設定した宛先からのメールを受信した時
  • 設定したラベルのついたメールを受信した時
  • 設定したキーワードを含むメールを受信した時

「Sign in to Gmail(Gmailにサインインする)」をクリックし、ログイン認証を行います。

追加されたアカウントを確認し、「Continue(続ける)」をクリックします。

認定項目を選択し、「Continue(続ける)」をクリックします(例として「Inbox and All Labels(受信箱の全フラグ)」を選択します)。
ここでは、「『どのメールボックスに』新しいメールが入ってきた場合」を設定します。

「Test trigger(トリガーを試す)」をクリックします。

トリガーを試すためのサンプルメールを選択し、「Continue(続ける)」をクリックします。

3. アクションを設定する

Zapierは、「Aが起こると(トリガー)、Bする(アクション)」という連携を作成するツールです。
つまり「アクション」とは、「Aが起こるとBする」の「B」にあたります。
今回の場合は、「Chatworkにメッセージが届く」です。

検索窓から検索し、「Chatwork」を選択します。

アクションを選択します(今回は例として「Send Message(メッセージを送る)」を選択します)。

他にも下記のアクションを選択できます。

  • グループチャットへの通知
  • グループチャットの作成
  • タスクの作成

「Sign in to Chatwork(Chatworkにサインインする)」をクリックし、Chatworkアカウントの認証を行います。

ChatworkのAPIトークンを入力し、「Yes, Continue(はい、続ける)」をクリックします。

追加されたアカウントを選択し、「Continue(続ける)」をクリックします。

アクションの設定項目を決定し、「Continue(続ける)」をクリックします(今回は例として「マイチャット」を選択します)。
ここでは、「『どのチャットに』通知を受信するか」を設定します。
「Text(テキスト)」には、テストでChatworkに受信する、Gmailにあるメールを選択します。

作成したZapのテストを行います。
テスト成功のメッセージを確認した後、「Test & Continue(テストして続ける)」をクリックします。

右上のON/OFF設定を「ON」にして、「Done Editing(編集完了)」をクリックすれば、Zapの作成(ChatworkとGmailの連携)は完了です。

ChatworkとGmailを連携するメリットはあるのか?

Zapierで連携させることにより、

Gmailが…

  • 添付ファイル付きのメールを受信した時
  • 設定した宛先からのメールを受信した時
  • 設定したラベルのついたメールを受信した時
  • 設定したキーワードを含むメールを受信した時

Chatworkは…

  • グループチャットへ通知がくる
  • グループチャットを作成する
  • タスクを作成する

上記の組み合わせで連携が可能です。

ChatworkとGmailを連携させるメリットはほとんどない…

残念ながら、準備するものが多い&連携方法が複雑なわりに、連携するメリットはほとんどありません。

  • 連携ツールの「Zapier」が全て英語で使いにくい
  • GmailからChatworkに届くメッセージは、HTMLに対応していない
  • Chatworkにタスクを追加する場合、「タスク内容」「期限」を一つしか設定できない
  •  有料版(G Suite)のGmailアカウントが必須

連携ツールのZapierが全て英語で使いにくい

ChatworkとGmailの連携に必要な連携ツールZapierは全て英語です。
上記で説明した以外の操作をする場合、翻訳しながら活用していく必要があります。

GmailからChatworkに届くメッセージはHTMLに対応していない

Chatworkに届くメッセージはHTMLに対応していません
字がひたすら並ぶような見た目になるため、かなり見にくいです。

 Chatworkにタスクを追加する場合、期限を一つしか設定できない

「Gmailにメールが届くと、Chatworkにタスクを設定する」という連携も作成可能です。
しかし、Chatwork上に作成されるタスクの「タスク内容」「期限」は、一つずつしか設定できません。

つまり、Gmailにメールが届く度に、同じ内容と期限のタスクが次々と作成されていきます。

唯一、思いついた活用法…

もし、有効的に活用できる方法があるとすれば、「一つのGmailアドレスにしか届かないメールの通知を、Chatwork上のグループに知らせたい時」に限定されると思います。

例えば、社長のメールアドレスにしか届かない税理士のメールの通知を、Chatwork上の財務部のグループに届ける、などです。

しかし、あくまでも有料版(G Suite)のGmailアドレスを持っている場合に限ります。

以上、今回はChatworkとGmailの連携方法と、連携するメリットを解説しました。

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