社内(法人)Gmailが監視されていないか確認する方法【Google Workspace】

「会社のGmailが誰かに見られているのなら把握したい」
「GoogleWorkspaceで従業員のメール内容を確認したい」

この記事は、そんな方へ向けて書いています。

先取り結論

  • どのプランであっても、メールの件名、送受信者、送信日時等は監視される
  • Business Plus、Enterpriseプランでは、メッセージ本文も確認されうる
  • チームがどのプランに契約しているかは、自分のドライブストレージ容量から確認できる
  • 他にもメール委任・転送設定によりメールを監視する方法があるので注意
  • いずれにせよ、社内メールで見られてはまずいメッセージを送受信しないこと

Google Workspaceでは、社員のメールを確認できる

この記事は、前提として「google workspace」を使用しているアカウントを対象としています。

つまり、Gmailの画面で「@」以降が法人(独自)ドメインとなっているものを指します。

Google Workspaceでは、メール本文以外の情報であれば、プランに関わらず簡単に確認できます。

まずはその挙動、表示方法を確認していきましょう。

Google Workspaceの管理コンソールにアクセスし、「レポート」をクリックします。

レポートの左メニューを一番下までスクロールしましょう。

下から2番目あたりに「メールログ検索」という項目があります。クリックしてください。

こちらがメールログ検索画面です。以下の手順でメールを検索します。

  1. 日付または期間を指定する
  2. 送信者、受信者を指定する
  3. 「検索」をクリック

ちなみに、日付の期間指定は過去30日間まで指定できます。オススメは「範囲を指定」を選択し、過去30日間をカレンダー上で選択する方法です。

また、単純に一人のユーザーのみを検索したい場合は、「受信者」にそのユーザーのメールアドレスを入力すると良いでしょう。

こちらが検索結果画面。

メールの件名と、日付、時刻、送信者アドレスが表示されます

さらに件名をクリックすると、そのメッセージの詳細を確認できます。

こちらがメッセージ詳細画面。

表示される内容は以下の通りです。

件名、送信者アドレス、受信者アドレス、日付、時刻、メッセージID、メッセージのサイズ、添付ファイルの個数など

この「メールログ検索」は、Google Workspaceのどのプランであっても使える機能です。

つまり、社員がこの法人メールアドレスで送受信したメッセージ情報は、全て確認することができます。

ただし、上記の機能ではメッセージの内容(本文)は確認できないことに注意してください。

Google Workspaceで社員のメールを確認する方法

Google Workspaceにおいて、社員メールの確認方法を紹介します。裏を返せば、その監視方法に該当する場合、メールが監視されている可能性があると言えます。

メインとなる監視方法は以下の3つ 。

  •  Google Vaultを使用する(プラスプラン、エンタープライズプランのみ)
  • メールの委任を使用する
  • メールに転送設定をかける

Google Vaultを使用する

Google WorkspaceのプランがBusiness PlusまたはEnterpriseプランのときに、Google Vaultという機能を使って監視可能になります。

逆に、Business Starterプラン、Business Standardプランのときはメール内容まではチェックされません。ただしこの場合も、前述したようにメール内容以外の「送信相手」等は確認できます。

※プランの確認方法はこの記事の下部で紹介しています。

Vault は Google Workspace の情報ガバナンスと電子情報開示のためのツールです。Vault を使用すると、ユーザーの Google Workspace データの保持、記録保持(リティゲーション ホールド)、検索、書き出しを行うことができます。

Google Vault とは - Google Workspace 管理者 ヘルプ

メールの委任

「メールの委任」は、google Workspaceに限らず、無料のGmailアカウントでも使用できる機能です。

メールの委任を行うことによって、他の人のメールアドレスに届いたメッセージを確認し、その人のアドレスから返信、といった作業が可能になります。

設定方法は以下の通り。

  1. Gmailで設定アイコンから「すべての設定を表示」
  2. 「アカウントとインポート」タブをクリック
  3. 「アカウントへのアクセスを許可」で、「別のアカウントを追加」をクリック
  4. 追加するユーザーのアカウント情報を入力

詳しくは、下記URLを参照してください。

メール転送設定

Gmailのメール転送設定機能を使えば、あるユーザーに届いた特定のメールだけ転送する、といったことが可能になります。

  • Aさんに届いた「レポート」の単語を含むメールのみを自分に転送
  • BさんからAさんに届いたメールのみ、自分に転送
  • Bさんに届いた添付ファイルがあるメールのみ、自分に転送

メール転送設定の方法は簡単です。

※転送先ではなく、転送元メールアカウントでの設定が必要です。

  1.  Gmail上部の「メールを検索」ボックスの横の▼をクリック
  2. 上記画像のように表示されるので、転送したいメールの条件を指定
  3. 「フィルタを作成」をクリック
  4. 「次のアドレスに転送する」にチェックを入れて、転送先メールアドレスを選択(無い場合は追加)
  5. 「フィルタを作成」をクリック

転送先アドレスが存在しない場合は、「転送先アドレスを追加」をクリックして、メールアドレスを入力しましょう。

Google Workspaceでメールが監視されてないか確認する方法

上記で紹介した通り、メールの監視方法を一つ一つ確認していくことが、監視されていないかどうかの確認方法になります。

  • 監視できるプランかどうかを確認する
  • 委任設定、転送設定が無いか確認する

ただし、基本的に社内メールは確認されている前提で考えましょう。

監視できるプランかどうかを確認する

まずは、自分のワークスペースが、監視自体が可能なプランかどうかを確認しましょう。

  • Business Plus、Enterpriseプランならばメッセージ本文まで監視される
  • Business Starter、Business Standardならばメッセージ本文は監視されない

自身のチームが所属しているプランは、自分に割り当てられているストレージ容量を確認することで簡単に確認できます。

まずGmail右上のアカウントアイコンをクリックし、「Googleアカウントを管理」をクリックしましょう。

アカウント管理画面に移行するので、「アカウントのストレージ」という項目を見つけましょう。

「保存容量を管理」をクリック。

こちらがドライブのストレージ容量です。

Google Workspaceでは、プランごとに1ユーザーあたりの合計容量が決まっています。

この「合計容量」を確認することで、現在自分(のチーム)がどのプランに属しているかを簡単に確認できます。

合計容量 プラン
30GB Business Starter
2TB Business Standard
5TB Business Plus
それ以上 Enterprise

つまり、合計容量が2TB以下であれば、無条件にBusiness Standardプラン以下といえます。つまり、Google Vault機能は使えないので、メッセージ本文を確認する機能もありません。

つまり、ストレージの合計容量が2TB以下であれば、メッセージ本文は監視されません。

※もちろん、メールタイトルや送信者、受信者、送信時刻といった情報はどのプランであっても監視されます。

同ページで、自身が追加的にストレージを購入していないかどうかも確認しておきましょう。

委任設定・転送設定を確認する

そして、委任設定、転送設定も確認します。

どちらの確認も簡単です。

右上の設定アイコンから、「すべての設定を表示」をクリックしましょう。

「メール転送とPOP/IMAP」タプをクリックしてください。

「転送を無効にする」「POPを無効にする」にチェックが入っていれば、転送もされませんし、委任もされません。

「POPを無効にする」をクリックした場合、他のメールソフト(Outlook、Eudoraなど)でメールを確認できなくなります。注意してください。

以上が、メールが監視されていないかの確認方法です。

自分のチームがどのプランに属していても、基本的に社内メールで「見られてはいけないメッセージ」を送受信するのはやめましょう。ウェブサービスへの登録も、法人メールではなく個人の無料メールで行うことを心がけましょうね。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

GoogleWorkspace監視まとめ

  • どのプランであっても、メールの件名、送受信者、送信日時等は監視される
  • Business Plus、Enterpriseプランでは、Google Vaultの使用によりメッセージ本文も確認されうる
  • 自分のチームがどのプランに契約しているかは、自分のドライブストレージ容量から確認できる
  • 他にもメール委任・転送設定によりメールを監視する方法があるので注意
  • いずれにせよ、社内メールで見られてはまずいメッセージを送受信しないこと
おまけ:よく質問されるのですが、総合的な社内管理はGoogleWorkspace一択です。まずはGoogleWorkspaceのBusiness Starterプランから始めてみましょう。
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